¿Cuáles son las funciones del administrador de fincas?

Según el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, corresponden al Administrador de Fincas las siguientes funciones:

Atender al mantenimiento y conservación de los edificios. También propone reparaciones que sean prioritarias.
● Velar por el buen funcionamiento de la comunidad, sus instalaciones y servicios.
● Actuar como secretario de la Junta y custodiar la documentación de la comunidad.
● Poner en marcha los acuerdos adoptados en materia de obras y llevar a cabo los pagos y cobros que sean necesarios.
● Elaborar y someter el plan de gastos previsibles a la Junta, proponiendo los medios que sean necesarios para afrontarlos.

Todas las demás funciones que le sean atribuidas por la Junta.

Cuando la administración de una comunidad presenta cierta complejidad, resulta recomendable que sea llevada por un profesional con cualificación suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. Se trata de hacer posible la mejor y más eficaz gestión comunitaria siempre en dependencia de la Junta de Propietarios.

Cuando estamos ante Comunidades de Propietarios pequeñas, su gestión puede ser llevada cualquier comunero con algo de dedicación. Por el contrario, cuando se trata de grandes comunidades, mancomunidades o complejos urbanísticos, será el administrador quien cargará con las tareas más gravosas y proporcionará al presidente y a la Junta de Propietarios las orientaciones oportunas en los momentos en que lo precise, facilitándole extraordinariamente el ejercicio de su cometido. 

La cuestión es que muchas veces surgen ciertas dudas sobre las funciones del administrador de fincas lo que puede dar lugar a malentendidos o a que se asuman responsabilidades que no corresponden al administrador. 

No podemos ignorar la ley, aunque no nos guste

Por responsabilidad propia y para proteger a la comunidad, el administrador está obligado a actuar siempre dentro de los límites que las leyes determinan. Por eso, en Meridional somos conscientes que a veces estas leyes son difíciles de comprender, porque pueden ralentizar muchos acuerdos o actuaciones necesarias y urgentes en las comunidades. 

Estas situaciones, a veces también son frustrantes para Meridional. Pero es nuestra obligación legal y moral acatarlas sin que ello impida que siempre procuremos encontrar el modo de hacer lo mejor para la comunidad buscando salidas legales donde a veces parece que no las hay. 

Es muy posible que en ocasiones otras personas le susurren al oído que ciertas leyes se pueden incumplir sin consecuencias, lo cual es totalmente incierto; solo le están diciendo lo que usted quiere oír, porque en última instancia ellos no serán responsables de nada y no les va a perjudicar ni penal ni económicamente.

¿Cuáles son las funciones del administrador como secretario?

Junto con el cargo de Administrador se desempeña el de Secretario, en su actuación como Secretario, llevará a cabo las siguientes funciones:

● Cerrar con su firma las actas de las Juntas.
● Custodiar los libros de actas de la Junta.
● Expedir certificaciones del estado de deudas con la Comunidad y de los acuerdos de las Juntas.

Además de las funciones que la Ley de Propiedad Horizontal nos exige, también se pueden hacer otras:

Consejero y Asesor de la Comunidad en temas inmobiliarios y jurídicos

● Constitución y validez de acuerdos de la Junta 
Estatutos y Reglamentos de Régimen Interior.
● Procedimientos para la reclamación de deudas.
● Normativa laboral, protección de datos de carácter personal, temas fiscales, laborales y contratos.
● Asesoramiento técnico, en aquellos aspectos arquitectónicos y de infraestructuras que afectan al buen funcionamiento de los servicios y mantenimiento de la comunidad.
● Informar y tramitar solicitudes de ayudas o subvenciones a las que pueda tener derecho la comunidad.

Control de personal

● Nos ocupamos de las relaciones laborales con los empleados de la comunidad.
● Buscamos los contratos más favorables para la comunidad pero dentro de la legalidad. 
● Nos encargamos de las liquidaciones ante la Seguridad Social y Hacienda.

Contable

● Llevar una adecuada contabilidad, advertir sobre la morosidad, etc.

Relaciones entre presidente y administrador 

El administrador debe colaborar siempre con el presidente, pero debe quedar claro que el administrador no está al servicio del presidente, ni debe dar cumplimiento a sus instrucciones de forma contraria a lo establecido por la junta de propietarios, lo que establezca la Ley de Propiedad Horizontal, los estatutos de la comunidad o el resto del ordenamiento jurídico.